CHECKLIST POUR UNE IMPLÉMENTATION VOIP CLOUD RÉUSSIE

La transition vers un système téléphonique VoIP basé sur le cloud comprend de nombreux éléments mobiles. Afin de garantir votre succès, commencez à recueillir des informations et à prendre des décisions dès le début du processus, et faites appel à un gestionnaire de projet pour superviser la mise en œuvre.

Voici quelques points clés à garder à l’esprit sur la voie du déploiement.

Tirer parti de la nouvelle solution

Si l’un des objectifs est d’améliorer l’ancien système, il ne sera pas possible de le mettre en œuvre tel quel en ce qui concerne le remplacement des appareils des utilisateurs, les flux d’appels et d’autres fonctions. Il convient de réfléchir à la manière dont vous souhaitez que la nouvelle solution fonctionne, en se demandant par exemple si le personnel qui utilise actuellement un téléphone de bureau ne devrait pas plutôt utiliser un softphone.

Programmation du système

De nombreux fournisseurs demandent au client de remplir des documents, qui sont ensuite utilisés pour programmer la solution. Lorsque cette méthode est utilisée, les erreurs de programmation deviennent la responsabilité du client plutôt que du fournisseur. Si votre organisation ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour effectuer l’examen et l’analyse des besoins, envisagez de confier cette étape au fournisseur afin de vous assurer que les postes et le système sont correctement programmés.

Centre d’appels

Avez-vous un diagramme des flux d’appels de votre centre d’appels actuel ? Fonctionnent-ils comme vous le souhaitez ?  Vous souhaitez bénéficier de nouvelles fonctionnalités telles que le routage par compétences ? Si tel est le cas, ces caractéristiques nécessitent non seulement une programmation spécifique, mais aussi une planification opérationnelle.

Évaluer votre infrastructure réseau

Une autre étape nécessaire du processus de pré-mise en œuvre consiste à vérifier que votre LAN et votre WAN sont configurés pour prendre en charge le trafic vocal et garantir la qualité de service (QoS). Avez-vous suffisamment de commutateurs d’alimentation par Ethernet (PoE) et aux bons endroits ?

Le câblage correct est-il en place partout où un téléphone de bureau sera placé ? Prévoyez-vous d’utiliser une seule prise pour le téléphone et l’ordinateur, avec l’ordinateur branché sur le téléphone, ou une prise séparée pour chacun ?

Intégration de l’équipe et formation

Comment prévoyez-vous d’impliquer les utilisateurs et de les faire participer au projet ? Une participation précoce au processus de planification garantit la réussite du projet. Comment le calendrier de mise en œuvre sera-t-il communiqué à vos équipes, afin qu’elles sachent quand attendre le nouveau dispositif et les autres changements ? Des cours de formation seront-ils prévus pour tous les utilisateurs et les administrateurs ?

Les cours de formation, en personne ou virtuels, doivent être organisés aussi près que possible de la date de mise en service effective. Quelqu’un se déplacera-t-il dans le bureau le premier jour pour répondre aux questions, noter les problèmes et mettre tout le monde à l’aise ? Ou bien choisirez-vous une approche de formation des formateurs, permettant à quelques utilisateurs expérimentés d’être formés à l’avance et disponibles pour répondre aux questions de leurs groupes.

Planification du projet

En examinant la liste des considérations, il devient évident qu’un plan de projet complet et détaillé doit être élaboré avant de commander des services ou des équipements.

Pour garantir la prise en compte de tous les problèmes, votre plan de projet doit tout inclure, de la commande de lignes téléphoniques et du portage de numéros à l’évaluation du réseau, en passant par les composants de base, les intégrations, les plans d’installation groupe par groupe, la formation et l’assistance immédiate.

Si toutes les étapes sont correctement suivies et que toutes les parties prenantes sont engagées, un résultat positif sera mieux assuré.